El tiempo de tu equipo es tu activo más caro (y el que peor administras)
Tenemos un framework para casi todo. Scrum para construir software, OKRs (la forma de moda de ponerse metas) para alinearnos, y hasta el orden exacto en que un barista arma tu café tiene un manual detrás. Optimizamos la cadena de suministro, el roadmap, el funnel de venta. Pero hay un activo, probablemente el más caro que administra cualquier empresa, que dejamos suelto, a criterio de cada quien: el tiempo de la gente.
Y no hablo del tiempo en abstracto. Hablo de lo único que de verdad te entrega un colaborador al final del día: las horas que dedica a pensar en tu negocio. Ese es el activo. No las horas que pasa sentado, sino las que pasa pensando. Y resulta que esas son justamente las primeras que sacrificamos.
Estamos todos tapados de reuniones. Lo sabes, lo sé, no es novedad. Lo que me llama la atención es por qué llegamos acá, y por qué nadie parece estar diseñando una salida.
En mi experiencia, pasó algo muy concreto: con la pandemia y el teletrabajo, desapareció la fricción. Antes, agendar una reunión tenía un costo físico. Había que encontrar una sala libre, cuadrar las agendas de todos en el mismo lugar a la misma hora, caminar hasta allá. Ese costo, sin que nadie lo planeara, funcionaba como un filtro. Hoy agendar el tiempo de cinco personas cuesta dos clicks y es gratis. Bueno, parece gratis. En realidad es carísimo (haz un cálculo rápido: suma el sueldo de cada participante, divídelo por 240 y tienes el valor-hora que estás quemando en esa sala), solo que el costo no lo paga quien agenda, lo paga la organización entera en horas de pensamiento que ya no ocurren.
Porque tiempo para reuniones no es tiempo para pensar. Y la mayoría de esas reuniones, si somos honestos, no pasarían un examen básico: ¿tiene un objetivo claro? ¿hay alguien que decide o es solo status? ¿podría haber sido un mail? Multiplica las que no pasan ese filtro por la cantidad de gente sentada en cada una, y tienes la verdadera factura. A eso súmale el burnout, que no es un costo abstracto: es tu equipo quemándose en calendarios que nadie diseñó.
Acá está lo que más me da vueltas: las organizaciones no diseñan cómo operan (¿alguna sí?). Diseñamos el producto con obsesión, pero la mecánica del trabajo (cuándo nos sincronizamos, cuándo cada uno hace lo suyo, cómo se decide algo) dejamos que emerja sola. Y claro, eventualmente surge un equilibrio que funciona. La pregunta es: ¿es el mejor equilibrio posible, o es solo el primero que dejó de doler? En la jerga matemática sería un óptimo local. En cristiano: nos acomodamos en lo primero que más o menos resultó.
Hay quienes sí lo diseñan a propósito. El ejemplo que siempre cito es Amazon y sus memos: en vez de partir una reunión con un PowerPoint, escriben un documento de varias páginas y los primeros minutos se leen en silencio. Suena poco práctico e incluso incómodo. Pero fíjate lo que hicieron en realidad: reintrodujeron fricción a propósito. Escribir un memo cuesta, y ese costo obliga a pensar antes de convocar a veinte personas. Diseñaron la fricción que el calendario digital nos quitó. Ojo, no estoy diciendo que copiemos a Amazon (no es la panacea, y lo que les funciona a ellos puede ser un desastre en otros contextos). Estoy diciendo que ellos decidieron cómo trabajan, en vez de heredarlo.
¿Y si lo tratáramos como lo que es, un problema de diseño? Va una propuesta concreta, más para abrir conversación que como verdad revelada:
Pensar el tiempo de cada persona como un presupuesto, repartido en tres canastas: colaboración (las reuniones, sí, pero también el trabajo en conjunto de verdad), aprendizaje (cursos, explorar las herramientas de tu oficio, que en la era de la IA dejó de ser un lujo) y trabajo autónomo (las necesarias horas de pensar). Le pones límites visibles: por ejemplo, no más de 20 horas de reuniones a la semana, y ventanas comunes donde todos colaboran y ventanas protegidas donde todos están en lo suyo. No tiene que ser perfecto de entrada. Lo iría ajustando de a poco, apuntando a algo así como un 50 y 50 entre sincronizar y producir.
Nada de esto es gratis, y puede sonar ingenuo escribirlo en una lista. Implementarlo de verdad es harta pega y va a chocar con la costumbre. Y hay algo que no me quiero saltar: este diseño tiene que bajar desde arriba. Si el top management no pone un orden sobre cómo se usa el tiempo, difícilmente va a aparecer solo en las capas de abajo. Lo digo también desde mi propia trinchera: en los equipos que lidero sí decido e implemento una forma de operar, y la diferencia se nota. Pero hasta eso tiene un techo si la organización completa no juega el mismo juego. El costo de no hacerlo igual lo estamos pagando, solo que repartido en mil calendarios y disfrazado de “así se trabaja acá”.
Lo que me lleva a la pregunta que creo que más organizaciones deberían hacerse: ¿no tendría sentido tener a alguien (o un equipo chico) pensando explícitamente en cómo trabajamos? Tenemos gente dedicada al producto, a las finanzas, a la cultura. ¿Por qué no al sistema operativo de la organización, esa capa invisible que define si las horas de tu gente se van en pensar o en estar? Sé que no es fácil: mantener algo parecido (un catálogo de procesos vivo) ha sido históricamente un dolor de cabeza, de esos que envejecen mal en un Confluence que nadie abre. Pero vaya que vale la pena cuando los procesos están documentados y al día.
Mientras tanto, sin esperar a que la organización entera se reordene, hay cosas que cualquiera puede hacer desde su silla. Yo trato de seguir dos. La primera: si estás en una reunión y no estás aportando nada, ándate. Nadie mejor que tú sabe cuándo no eres útil ahí, y quedarte “por si acaso” es justamente el tiempo de pensar que te estás quitando. La segunda: desafía las citas que llegan sin objetivo, y predica con el ejemplo, cuando tú convoques deja claro para qué. A mí cada vez me pasa más que tiro el tema por el chat de Teams antes de la reunión y terminamos cancelándola, porque lo que se necesitaba se resolvió o se aclaró de forma asíncrona.
Pero capaz que a ti no te hace tanto ruido como a mí, o ya encontraste tu manera de sobrellevarlo. Por eso te pregunto de verdad: en tu semana, ¿el tiempo para pensar todavía existe, o se lo comieron las reuniones? Y si se lo comieron, ¿qué has hecho tú para recuperarlo?